Sept conseils pour bien sauvegarder les données de votre entreprise

Les données d’une entreprise constituent l’un de ses actifs les plus précieux. Assurez-vous de les sauvegarder d’une façon fiable, efficace et qui vous permettra de les récupérer rapidement si vous en avez besoin.

Pour poursuivre ses activités malgré un incident ou pour les reprendre après une catastrophe, toute entreprise doit pouvoir récupérer rapidement les données indispensables à ses affaires. De plus, à cause de leur secteur d’activité, certaines organisations doivent se conformer à des obligations légales ou réglementaires qui leur imposent de conserver des données selon des normes strictes.

La sauvegarde des données est donc un impératif d’affaires. La majorité des entreprises en sont conscientes et ont mis en place un processus de sauvegarde (back-up) de leurs données.

Mais l’augmentation du volume des données générées et collectées, l’importance cruciale qu’elles ont prises avec l’avènement des mégadonnées (big data) et de l’intelligence artificielle, les nouvelles menaces de cyberattaque, l’adoption de lois et règlements encadrant l’utilisation des données personnelles, et l’évolution rapide dans les technologies de sauvegarde sont autant d’éléments en mouvance qui justifient de faire le point : appliquez-vous, aujourd’hui, les meilleures pratiques pour conserver et protéger les données que génère et traite votre organisation ?

NOS sept conseils pour vous assurer d’éviter de mauvaises surprises :

1- Planifiez votre politique de sauvegarde dans le cadre d’une stratégie de gestion de vos données

La sauvegarde n’est qu’une composante dans une stratégie, plus large, de gestion des données. Votre organisation doit :

• protéger les données qu’elle génère et qu’elle collecte ;
• établir des règles d’archivage correspondant à vos besoins, à vos ressources et à la réglementation en vigueur ;
• rendre les données facilement accessibles et utilisables à des utilisateurs autorisés ;
• les conserver selon des modalités qui peuvent varier en fonction du type de données, de leur source et des réglementations qui s’appliquent selon les territoires.

En plus des sauvegardes, cette stratégie pourrait également prévoir des copies instantanées (snapshot copy), des données en miroir (data mirroring) et leur réplication sur plusieurs périphériques.

Pour les entreprises utilisant ces technologies, la sauvegarde traditionnelle sert seulement en cas de dernier recours. Pour d’autres, le risque de devoir utiliser une copie de sauvegarde est plus élevé. Mieux vaut donc vous faire une idée claire sur le rôle que doit jouer la sauvegarde au sein de votre stratégie de gestion des données, par rapport aux autres technologies que votre entreprise peut utiliser.

2- Établissez un calendrier de sauvegarde

Votre politique de sauvegarde doit prévoir des tâches devant être exécutées chaque jour, alors que d’autres seront des tâches hebdomadaires, mensuelles ou annuelles.

Les sauvegardes les plus fréquentes répondent à des besoins tactiques. Les sauvegardes moins fréquentes, de plus grande ampleur ou vers des supports plus distants de vos activités quotidiennes, ont une finalité plus stratégique.

La priorisation des tâches et leur calendrier doivent être documentés. Leur exécution doit être consignée régulièrement afin que vous puissiez valider, à tout moment, que les copies disponibles sont bien conformes aux exigences de votre politique.

3- Faites des copies en double, voire en triple

Il est souvent judicieux de prévoir deux copies de sauvegarde de vos données :

• une copie primaire, facilement accessible à proximité, qui peut être utilisée presque instantanément ;
• une copie secondaire, conservée hors des locaux de votre entreprise, et qui constitue véritablement votre dernier rempart contre la perte de données.

Certains experts préconisent même d’appliquer une règle 3-2-1, selon laquelle chaque organisation :

• devrait avoir en tout temps au moins trois copies de ses données ;
• hébergées sur au moins deux périphériques distincts ;
• dont au moins un devrait être hébergé loin de ses bureaux.

Même si vous ne pouvez vous permettre que deux copies, l’infonuagique (cloud) est une plateforme idéale pour une copie secondaire : vous pourriez conserver dans le nuage – et donc à distance – les données dont vous avez déjà une copie primaire enregistrée sur un support physique dans vos locaux.

4- Vérifiez que les sauvegardes sont bien effectuées

Afin d’être effective, votre politique de sauvegarde doit faire l’objet d’un suivi quotidien. Vous devriez pouvoir examiner, chaque jour, un rapport des tâches effectuées.

Un bon outil de gestion de sauvegarde vous permettra d’adapter à vos besoins le contenu et le format de vos rapports. Il produira des tableaux de type Dashboard qui faciliteront la surveillance des indices de performance (KPI) que vous aurez fixés.

5- Assurez-vous que vos données seront accessibles en cas de besoin

Il arrive trop souvent qu’une entreprise réalise, au moment où elle en a besoin, que... la copie de ses données n’est pas utilisable comme elle s’y attendait !

La seule façon d’éviter ce drame est de tester périodiquement vos copies. Ces tests servent à vérifier que :

• le support des copies et le format des données sont toujours compatibles avec les systèmes que vous utilisez ;
• le support physique, tel qu’un ruban magnétique, est toujours adéquat, en bon état, et se lit sans problème ;
• la récupération correspond bien au niveau de service auquel vous vous attendez en vertu du contrat qui vous lie à votre fournisseur (service-level agreement) ;
• le temps nécessaire pour la reprise de vos activités ne dépasse pas le délai prévu ;
• les copies et le processus de récupération des données tiennent compte de la volumétrie des données à récupérer et de vos objectifs d’affaires.

Une personne devrait être désignée pour procéder à ces tests réguliers.

6- Harmonisez vos processus et unifiez vos solutions de sauvegarde

Lorsqu’une organisation utilise plusieurs environnements informatiques, elle doit souvent faire face à un défi logistique, car chaque environnement exige sa propre technologie de sauvegarde.

Ces entreprises ont avantage à privilégier des solutions qui permettent de sauvegarder les données de plusieurs environnements. Ainsi, sous Linux, il existe des solutions permettant de sauvegarder les données traitées par plusieurs hyperviseurs. Il existe également des solutions permettant de sauvegarder les données utilisées par plusieurs plateformes infonuagiques offrant des logiciels en tant que service (SaaS) telles que Google Cloud, Office 365 ou SalesForce. De façon générale, il est souvent plus facile de copier les données de plusieurs environnements vers le nuage que vers un même support physique.

 7- Confiez les processus de sauvegarde à des ressources dédiées

Gérer la sauvegarde des données est rarement la première ambition des professionnels des TI. Ce n’est généralement pas considéré comme un travail excitant ni gratifiant, plutôt comme une tâche rébarbative. Il est donc facile d’oublier de faire une copie de sauvegarde, ou de laisser cette obligation de côté face à des priorités plus pressantes – telles qu’un projet TI dont la date de livraison approche.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise emploie un responsable de la sécurité (Chief security officer), il arrive également que les sauvegardes restent dans une zone floue : sont-elles de la responsabilité du service de la sécurité ou du service des TI ?

Voilà pourquoi il est impératif de reconnaître l’importance de la sauvegarde en assignant clairement sa responsabilité à une personne ou à un fournisseur. Même s’il ne s’agit pas d’une tâche à temps plein, votre organisation doit savoir sur qui elle peut compter pour que, le jour venu, elle puisse récupérer rapidement les données dont elle a besoin pour ses activités.

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