Le monde du logiciel s’est métamorphosé en quelques années seulement.
Hier encore, l’achat de licences par contrat et l’envoi des clés d’activation par la poste, puis par le courriel, étaient la norme. Rien de comparable aux quelques minutes dorénavant nécessaires pour se procurer et installer des logiciels à partir du nuage et payer au mois selon le nombre de licences.
Il s’agit là d’évolutions et d’améliorations, certes. Mais des questions demeurent : avez-vous vraiment besoin d’autant de fonctions et de licences? Payez-vous encore pour des licences qui ne servent plus? Est-ce que tous les membres de votre personnel doivent avoir la suite logicielle complète sur leur poste de travail? Autant de questions auxquelles il est difficile de répondre.
Le fait de ne plus pouvoir jeter un regard concret sur l’ensemble des logiciels – ou le parc applicatif – de l’entreprise pose donc certains problèmes. Prise isolément, une licence mensuelle ne représente pas un coût astronomique. Mais une fois multipliée par le nombre d’employés et ramenée à une dépense annuelle, c’est une tout autre affaire.
Analyser les besoins réels
Les solutions de gestion des actifs logiciels (Software Asset Management) permettent de contourner ces écueils par différentes actions. Une telle solution comprend d’abord une analyse complète de l’utilisation réelle des logiciels dans l’entreprise.
Cette analyse couvre donc les fonctions qui ne sont pas utilisées ou pas même déployées dans l’infrastructure technologique de l’organisation. Elle relève aussi la présence de logiciels non utilisés, par exemple, et qui pourtant devraient être des outils chers à un groupe d’employés. Tout comme certains logiciels ne servent qu’à un petit groupe, et pourtant tout le personnel y a accès à partir de son poste de travail.
Optimiser les ressources technologiques
Le service va aussi conseiller le client sur les renouvellements à faire et ceux à abandonner ainsi que sur les fonctions inutiles à l’entreprise. Les meilleures firmes vont effectuer elles-mêmes les changements et les ajustements nécessaires à cette optimisation pour le client.
Des économies bien réelles
En plus de faire économiser sur le nombre de licences et de logiciels à déployer, les résultats produits par ce service procurent un levier de négociation lors du renouvellement des ententes d’entreprise avec les fournisseurs de logiciels. Une entreprise qui ne recueille pas de données confidentielles, par exemple, n’aura pas à déployer toutes les composantes de la suite logicielle offerte comme un tout.
Une bonne hygiène du parc applicatif améliore aussi la cybersécurité pour l’entreprise en évitant des redondances de surveillance et en misant sur l’outil le plus efficace pour les activités réelles de l’organisation.
En un mot, la gestion d’actifs logiciels est comme une opération de grand ménage : une fois le premier grand coup de balai donné, l’entretien devient facile et agréable !
