Détenir une licence Office 365 donne accès à une foule d’outils pratiques développés par Microsoft. Mais lequel devrait-on choisir pour partager données et fichiers au sein d’une équipe de projet? La réponse dépend du travail prévu.
Certaines solutions sont plus appropriées pour la création collaborative, d’autres pour le stockage sécuritaire ou pour la transmission ciblée à des personnes clés. Cet article présente les principales caractéristiques de trois solutions Microsoft, soit Teams, SharePoint et OneDrive, et l’interaction avec les groupes Microsoft 365. Découvrez quelle combinaison comblera vos besoins et ceux de votre équipe.
Échanger et créer dans l’environnement Teams
Vous devez collaborer intensément, avec de nombreuses personnes, autant à l’interne qu’à l’externe, à la création et à l’édition de multiples documents, par exemple pour préparer une soumission ou concevoir un nouveau produit? Teams est la solution pour vous.
Teams est une application conçue pour le travail d’équipe en direct, par messagerie textuelle ou par vidéoconférence. Tous les membres de l’équipe peuvent accéder aux documents stockés dans l’espace Teams et les modifier au besoin. La personne désignée comme propriétaire et administratrice de cet espace Teams peut accorder ou retirer des droits d’accès en fonction de l’évolution du projet. Surtout, toutes les tâches (permissions d’accès, communications, stockage, édition de documents) s’effectuent à l’intérieur d’un seul et même environnement convivial.
Lorsque vos tâches exigent de l’agilité et de la flexibilité, l’aspect « couteau suisse » de Teams sera le bienvenu. Cependant, une fois la phase de développement actif d’un projet terminée, Teams n’est plus la solution optimale. Si vous préservez éternellement des espaces Teams parce que tous vos documents importants s’y trouvent, vous vous imposez peut-être des fardeaux trop lourds.
Une fois le projet terminé, les données pourront être déplacées vers une voûte documentaire (en SharePoint, par exemple, où l’accès et la sécurité sont gérés par les administrateurs SharePoint ou O365) afin de conserver les versions finales et immuables des documents. Le contenu de Teams et du SharePoint sous-jacent pourra ensuite être supprimé.
SharePoint : l’infrastructure cachée de Teams
Vous devez partager des documents avec un grand nombre de personnes au sein de votre organisation? La plupart de ces personnes n’ont besoin que d’un accès en lecture? SharePoint est la voûte documentaire infonuagique de l’environnement Microsoft 365.
Par exemple, SharePoint constitue la solution idéale pour héberger la base de données d’un intranet, où l’on trouve des outils de référence qui sont rarement modifiés ou les archives d’un projet dont la phase de développement active est terminée.
Partager rapidement vos documents grâce à OneDrive
Vous travaillez individuellement ou en tandem? Vous n’avez qu’une poignée de documents à partager de façon temporaire avec quelques personnes, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation? Il vous suffit de déposer le document dans votre dossier OneDrive personnel et d’accorder les privilèges d’accès à vos partenaires. OneDrive représente aussi un moyen pratique de donner accès à un document trop volumineux pour être stocké efficacement ailleurs.
N’oubliez pas que OneDrive est surtout conçu pour un usage individuel. Plus votre équipe grossira, plus le partage de documents deviendra encombrant. Ainsi, une solution comme Teams ou SharePoint sera plus indiquée.
Collaborer grâce aux Groupes Microsoft 365
Si vous avez surtout besoin d’échanger des courriels et de partager avec votre équipe un calendrier commun, le Groupe Microsoft 365 correspond à la meilleure solution. Lorsque vous envoyez un message à l’adresse unique du groupe, tous les membres le reçoivent. L’archive du groupe, elle, sert en quelque sorte de blogue collectif.
Attention aux interactions indésirables
Peut-on utiliser plusieurs de ces solutions au sein d’un même projet? Oui, mais à certaines conditions :
- Quelle que soit votre solution de partage de fichiers, vous pourrez communiquer avec votre équipe par l’intermédiaire d’un Groupe Microsoft 365 sans problème.
- Comme mentionné précédemment, un espace Teams est automatiquement lié à un dépôt SharePoint. Tant que les deux sont couplés, toute modification à l’un (y compris sa destruction) advient dans l’autre. Si vous supprimez l’espace Teams, le SharePoint sous-jacent disparaît également. Ce SharePoint ne pourra jamais devenir indépendant.
- Il est possible de synchroniser des données SharePoint avec OneDrive. Cependant, si plusieurs personnes modifient le même document à partir de leurs espaces OneDrive respectifs, SharePoint n’est plus en mesure de maintenir la synchronisation. Pour éviter ce problème, qui représente plus de la moitié des bogues SharePoint rencontrés en pratique, l’édition des documents partagés devrait s’effectuer directement dans la bibliothèque SharePoint (ou être limitée à un seul utilisateur).
Chaque projet est unique. Chaque équipe l’est aussi. C’est pourquoi il existe plusieurs solutions de partage de fichiers et de collaboration à l’intérieur de l’écosystème Microsoft 365. Si toutes ces solutions sont utiles, aucune n’est parfaite en toutes circonstances. L’important, c’est de bien choisir celles qui conviendront à votre projet et d’implanter les règles d’utilisation appropriées.
